Een belangrijk onderdeel van een goed HR-beleid is het verwelkomen en ondersteunen van nieuwe werknemers. Samen met het sociaal secretariaat van de werkgever verzorgt Borgn dat volledige onboarding-proces. We delen graag enkele administratieve en sociale verplichtingen die u zeker niet mag missen bij de aanwerving van personeel.

De 5 C’s van onboarding

Er kruipt veel tijd in de zoektocht naar een geschikt profiel. Eens u de juiste persoon aan boord krijgt, zou het dan ook jammer zijn om niet de nodige aandacht te besteden aan zijn/haar ontvangst. Die eerste connectie met het bedrijf maakt namelijk een groot verschil: voelt iemand zich niet vanaf moment één thuis in een organisatie dan is de kans 1/3 dat die persoon binnen een half jaar alweer op zoek gaat naar een nieuwe job.

Om zo’n scenario te voorkomen, wordt het onboarding-proces idealiter opgebouwd volgens 5 pijlers, de zogeheten 5 C’s: 

  • Compliance, letterlijk ‘naleving’: Om latere discussies te vermijden, wordt de werknemer best vanaf het begin ingelicht over de geldende normen, waarden en basisregels binnen het bedrijf.
  • Clarification: De werknemer moet een duidelijk overzicht krijgen van de verwachtingen en inhoud van de job.
  • Culture: Elk bedrijf of elk team heeft andere gewoontes op het vlak van communiceren, lunchpauzes, koffiepauzes, gezamenlijke activiteiten na het werk… Voor nieuwe werknemers is het altijd fijn als die bedrijfscultuur op voorhand al wat geschetst wordt.  
  • Connection: Wellicht de belangrijkste C omdat een werknemer zich alleen maar ten volle zal inzetten als hij/zij echt een klik voelt met het bedrijf. Die komt er niet alleen door een kennismaking met de collega’s maar ook door een toelichting van de historiek, de missie en visie, recente realisaties…
  • Check back: Onboarding draait niet enkel om de eerste werkdag. Het kan maanden duren vooraleer een werknemer volledig ingewerkt is. Toets daarom regelmatig af of hij/zij zich voldoende ondersteund voelt.  

Een goed begin is het halve werk

Met die aandachtspunten in het achterhoofd, is het van belang de komst van een nieuw teamlid degelijk voor te bereiden. Introduceer het nieuwe gezicht op voorhand bij de collega’s om awkward situaties te voorkomen en breng alles tijdig in orde om de persoon hartelijk en georganiseerd te ontvangen.

Het zijn vaak de kleine details die ervoor zorgen dat iemand met een goed gevoel thuiskomt van z’n eerste werkdag:

  • Maak al een e-mailadres aan waarmee de werknemer meteen aan de slag kan.
  • Installeer de juiste programma’s op zijn/haar laptop.
  • Stuur een uitnodiging voor groepschats.
  • Leg een stapeltje visitekaartjes klaar.
  • Geef een kleine rondleiding van het bedrijf.

Wacht ook niet te lang met een aankondiging op social media en de uitbreiding van de teampagina op uw website zodat de nieuwe werknemer zich snel ‘part of the team’ voelt.

Administratieve verplichtingen bij aanwerving

Uiteraard zijn er ook een aantal administratieve zaken waarmee u rekening moet houden bij de indiensttreding van een medewerker – en waarbij Borgn u graag ondersteuning biedt.

1. Aansluiten bij een erkend sociaal secretariaat

Verplicht is het niet, maar de meeste bedrijven kiezen ervoor om een beroep te doen op een sociaal secretariaat. Zij vervullen een groot aantal administratieve taken, waaronder de aanvraag van uw RSZ-nummer, de Dimona-aangifte en de maandelijkse loonberekening.

Het sociaal secretariaat kan u ook adviseren bij de optimalisatie van het loonpakket zodat uw werknemer zoveel mogelijk en op een fiscaal correcte manier voordeel doet.

2. Aanvragen RSZ-nummer

Van zodra u iemand in dienst neemt, moet u een ondernemingsnummer aanvragen bij de RSZ om uzelf te identificeren als werkgever. Dat kan via de onlinedienst Wide maar als u zich aansluit bij een sociaal secretariaat doen zij dat voor u.

3. Aangifte bij de RSZ via Dimona

Hetzelfde geldt voor de Dimona-aangifte. Als werkgever bent u verplicht nieuwe werknemers aan te geven bij de RSZ door middel van een elektronisch Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte)-bericht. Dat gebeurt via uw sociaal secretariaat via Dimona Mobile.

4. Diverse aansluitingen

Eens u een eerste werknemer aanwerft, zal u zich aansluiten bij verschillende fondsen en instellingen. Denk hierbij aan aan een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk en een vakantiefonds (voor arbeiders). Doet u een beroep op een sociaal secretariaat, dan brengen zij dit in orde.

5. Afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering

Elke ondernemer die personeel in dienst heeft, moet zich aansluiten bij een erkende verzekeringsmaatschappij of een gemeenschappelijk fonds als bescherming tegen ongevallen op het werk. Een arbeidsongevallenverzekering dekt naast de contractuele werknemers ook tijdelijke werkkrachten zoals jobstudenten, stagiairs en  medewerkers met een leercontract.

6. Opstellen van het arbeidsreglement

Een arbeidsreglement is verplicht wanneer u werknemers in dienst neemt. Daarin staan de algemene arbeidsvoorwaarden omschreven – denk aan bepalingen i.v.m. werkuren (glijdende uren of vast uurrooster), pauzes, loonvoorwaarden, ziekteregelingen en opzegtermijnen.

7. Opstellen en afsluiten van de arbeidsovereenkomst

In de arbeidsovereenkomst staan alle afspraken die u met uw nieuwe werknemer maakt over de inhoud van de job, de duurtijd van het contract, de loonsvergoeding en andere voordelen.

8. Regelen van extralegale voordelen

Dat brengt ons meteen tot het laatste puntje: onder extralegale voordelen verstaan we alle extraatjes die werknemers bovenop hun basisloon van de werkgever ontvangen zoals maaltijdcheques, studietoelagen, een gsm, een laptop, een bedrijfswagen, een treinabonnement…

Dergelijke zaken dienen ook geregeld te worden wanneer de werknemer van start gaat:

  • Gaat u een bedrijfswagen leasen of kopen? Welke voorwaarden moeten vermeld worden in de car policy?
  • Welke leverancier kiest u voor maaltijdcheques (Sodexo, Edenred, Monizze)? Uw sociaal secretariaat regelt doorgaans de aansluiting.
  • Mogen laptop en gsm ook privé gebruikt worden? Dan moet dat voordeel van alle aard zo berekend worden op de loonfiche.   

Geen tijd om de administratie voor een nieuwe werknemer op u te nemen? Borgn stippelt met plezier uw onboarding flow uit en volgt alle stappen in het proces op. Laat ons weten hoe we u kunnen ontzorgen.