Digitalisering is hot and happening. We shoppen steeds meer online, streamen muziek en films, sturen e-mails in plaats van brieven en doen vlijtig met z’n allen aan homebanking. Ook de digitale handtekening past hier perfect in het plaatje. Een digitale handtekening is een methode om de juistheid van digitale informatie te bevestigen met behulp van digitale technieken, vergelijkbaar met een geschreven handtekening op papier. Bij de overheid en in de vastgoedsector is het digitaal ondertekenen al sterk ingeburgerd. Hoog tijd om deze digitale innovatie wat van dichterbij te bekijken.

DE VERSCHILLENDEDE VORMEN VAN DE DIGITALE HANDTEKENING

Een digitale of elektronische handtekening kan verschillende vormen of gradaties aannemen, elk met een andere bewijskracht.

De gewone digitale handtekening

Dit is de meest simpele vorm van digitaal ondertekenen. Hierbij wordt een scan gemaakt van de fysieke handtekening. De betrouwbaarheid van de gewone digitale handtekening is laag, omdat een handtekening op deze manier gemakkelijk nagemaakt kan worden. Deze handtekening heeft dan ook weinig tot geen bewijskracht.  

De geavanceerde digitale handtekening

De geavanceerde digitale handtekening wordt beschouwd als de “echte” elektronische handtekening, omdat ze door de wet gelijkgesteld wordt met een fysieke handtekening. Vaak werkt zo’n handtekening met een uniek gegenereerde code, zoals ook het geval is bij het ondertekenen van betaalopdrachten. Aangezien deze code gecontroleerd kan worden en dus betrouwbaar is, heeft deze vorm van ondertekenen een hoge bewijskracht.

De gekwalificeerde digitale handtekening

Deze laatste vorm van digitaal ondertekenen werkt met certificaten die verstrekt zijn door een specifieke uitgever. De uitgever controleert of de persoon die het certificaat fysiek in ontvangst neemt, ook effectief de persoon is die hij beweert te zijn. Er vindt dus een fysieke controle plaats aan de hand van een identiteitsbewijs. Dit is de meest betrouwbare vorm van digitaal ondertekenen en geniet dan ook van de hoogste bewijskracht.

HANDIGE SOFTWARE VOOR HET DIGITAAL ONDERTEKENEN

Wilt u geen risico’s nemen bij het digitaal ondertekenen, dan investeert u best in gespecialiseerde software. Dit is zeker aan te raden voor bedrijven die digitaal documenten willen ondertekenen en acties autoriseren. Er bestaan tal van opties, maar wij zijn vooral fan van onderstaande softwarepakketten:

Adobe® Acrobat® 

Met deze tool kunt u een handtekening typen of tekenen, een handgeschreven handtekening toevoegen of een digitale handtekening met een te certificeren ID toevoegen. Met Adobe Sign kunt u uw documenten dan weer door anderen laten ondertekenen, zonder dat zijzelf een Adobe-product moeten aanschaffen.

Dit pakket kost € 18 / maand.

DocuSign

Dankzij DocuSign kan u digitaal ondertekenen op uw laptop, smartphone of iPad. Via deze tool kan u handtekeningen en documenten uploaden, die dan geëncrypteerd en omgezet worden in een unieke hashcode. Zo wordt de absolute veiligheid van uw document gegarandeerd.

€ Gratis (basisversie) | € 9 / gebruiker / maand

eSignFlow

eSignFlow laat u toe om uw documenten te ondertekenen met een beveiligde en juridisch sluitende digitale handtekening. Zo kunt u op een veilige manier documenten goedkeuren en verzenden. Bovendien kunt u met een unieke code snel en eenvoudig de rechtsgeldigheid van documenten nagaan.

€ prijs op aanvraag bij eSignFlow

Light PDF

Deze online tool is gratis en gemakkelijk. U hoeft enkel het gewenste PDF-bestand up te loaden en een digitale handtekening online te creëren. Daarna kunt u het document onmiddellijk downloaden. Doordat u zich niet hoeft te registreren en uw informatie dus niet bekeken noch verzameld wordt, is Light PDF 100% betrouwbaar.



Foxit Reader

Met Foxit Reader kunt u niet alleen PDF-bestanden maken van meerdere bestandsindelingen, maar ook uw PDF ondertekenen. Dit kan in uw eigen handschrift of door een elektronische handtekening toe te voegen. Belangrijk om te weten: Foxit Reader is enkel compatibel met Windows.

€ 139 (voor het standaardpakket, éénmalig)


DE VOORDELEN VAN DIGITAAL ONDERTEKENEN

Digitaal ondertekenen is niet alleen sneller en goedkoper, maar heeft nog tal van andere voordelen. Wij hebben de belangrijkste voordelen even op een rijtje gezet:

· Gebruiksvriendelijk, tijdbesparend en ecologisch

Aangezien digitaal ondertekenen volledig digitaal gebeurt, komt er geen printer en papier meer aan te pas. Daarmee bewijst u uw klanten een grote dienst: het is niet langer nodig om langs te komen voor een eenvoudige handtekening. Dankzij gespecialiseerde software kunt u bovendien uw digitale handtekening met één simpele klik toevoegen aan al uw (bestaande) documenten. Zo bespaart u zichzelf (en uw werknemers) heel wat tijd. Deze digitale handtekening kunt u trouwens ook offline gebruiken, zodat u altijd en overal digitaal kan ondertekenen indien nodig.

· Professioneel en uniform

Een digitale handtekening straalt een aura van professionaliteit uit. Het laat u namelijk als bedrijf toe om een uniforme huisstijl te creëren, herkenbaar voor werknemers, partners en klanten. Dit zorgt voor een instant gevoel van vertrouwen en maakt van uw digitale handtekening een integraal deel van het bedrijf.

· Betrouwbaar en juridisch bindend

Zoals we al eerder aangehaald hebben verschilt de betrouwbaarheid van de digitale handtekening naargelang de soort handtekening. Zo is een gescande handtekening minder betrouwbaar dan een versleutelde digitale handtekening. Doorgaans wordt een digitale handtekening door beide partijen aanvaard zonder betwisting. Met een digitale handtekening gaat u trouwens ook dezelfde juridische verbintenis aan als met een handgeschreven ondertekening.

Denkt u dat het proces van digitaal ondertekenen ook een belangrijke efficiëntieslag voor uw eigen bedrijf kan betekenen? Borgn helpt u graag op weg om de ins en outs van deze digitale innovatie in uw onderneming te implementeren.