Wist u dat u naast administratieve hulp ook bij Borgn terechtkan voor financiële ondersteuning? Wij nemen met plezier uw financiële administratie voor onze rekening, in samenwerking met uw boekhoudkantoor: van facturatie tot debiteurenbeheer. In deze blog gaan we dieper in op de ins en outs van debiteurenbeheer, een cruciaal onderdeel van een efficiënte administratie.   

Debiteurenbeheer: de definitie

Debiteurenbeheer is het geheel van activiteiten dat een bedrijf of onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen. Het treedt dus in werking zodra u een overeenkomst aangaat met uw klant en eindigt pas wanneer de betaling afgerond is. Debiteurenbeheer brengt potentiële klantenrisico’s in kaart en laat u toe om uw commerciële kansen volop te benutten, met een minimum aan financiële risico’s. Concreet betekent dit dat u perfect op de hoogte moet zijn van de financiële situatie van het bedrijf waarmee u eventueel wil samenwerken. Gelukkig zijn er heel wat relevante databases beschikbaar die u helpen bij het maken van een weloverwogen keuze.  

Wat is het belang van debiteurenbeheer voor uw bedrijf?

Uw debiteuren goed beheren is van essentieel belang voor de goede werking van uw bedrijf. Het voorkomt namelijk dat klanten hun facturen te laat betalen – of zelfs helemaal niet – wat in extreme gevallen kan leiden tot het faillissement van uw eigen bedrijf. Besteed dus zeker voldoende aandacht aan uw debiteurenbeheer en zorg dat al uw verkoopfacturen zo snel en volledig mogelijk betaald worden. Een consequente timing speelt hierin de hoofdrol: het is niet de bedoeling dat facturen met een betaaltermijn van een maand, 2 maanden blijven liggen.   

Welke voorwaarden moeten op een verkoopfactuur staan?

Duidelijke betalingsvoorwaarden liggen aan de basis van succesvol debiteurenbeheer. Staat alles mooi op papier, dan kunnen er achteraf geen netelige discussies ontstaan. Die afspraken zijn voor elk bedrijf anders, maar volgende clausules moeten sowieso in de algemene voorwaarden van uw verkoopfactuur opgenomen worden:

  • De overeengekomen betalingstermijn
  • Betalingsvoorwaarden: verwijlintresten, schorsing van verbintenissen,…
  • Ontbindend beding: een beding waarin beide partijen bepalen dat een contract ontbonden kan worden in geval van een contractuele fout
  • Kosten voor inning indien expliciet overeengekomen met beide partijen

Betalingstermijnen respecteren: enkele tips

Bij debiteurenbeheer draait alles om timing. Bepaal daarom vanaf het begin een duidelijke workflow met de te respecteren termijn en bijhorende stappen. Bij Borgn geloven we dat een vlotte opvolging hand in hand gaat met elektronische facturatie. Bij het elektronisch versturen van facturen kan de klant achteraf niet beweren dat ze de factuur niet ontvangen hebben, wat zinloze discussies en achterstallige betalingen tot een minimum beperkt. In België is de standaardbetalingstermijn 30 dagen na factuurdatum, maar ook 14 dagen of een maximum van 60 dagen is mogelijk. Hieronder geven we een mogelijke timing voor een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum:

  • Doorsturen factuur: 1 dag na levering
  • Betalingsherinnering: 30 dagen na factuurdatum
  • Eerste aanmaning: 35 dagen na factuurdatum
  • Telefonische herinnering: 40 dagen na factuurdatum
  • Tweede aanmaning: 45 dagen na factuurdatum

Wil u een reminder sturen naar een klant die zijn factuur nog niet betaald heeft? Bij Borgn geloven we stellig in de kracht van persoonlijk contact. Stuur geen automatische aanmaningen, maar neem de tijd om de klant op een persoonlijke manier te contacteren. Zo toont u goodwill, wat een positieve professionele relatie op lange termijn stimuleert.

Hebt u te weinig tijd om zelf uw openstaande rekeningen op te volgen? Besteed uw debiteurenbeheer uit aan Borgn en vermijd kopzorgen over betalingen die te laat binnenkomen.

Contacteer ons hier voor meer informatie!