Strategieën uitdenken, klantrelaties uitbouwen, administratie opvolgen, het dagdagelijkse management … het kan dus best zijn dat uw productiviteit even opraakt. Borgn helpt u graag de juiste prioriteiten te stellen om daar een goede balans in te vinden. Klaar om nóg efficiënter te worden? Start bij deze reminders.
1. Durf te delegeren
U heeft wellicht graag de touwtjes in handen wanneer het om uw bedrijf gaat. Het probleem is dat uzelf een resem van rollen – manager, strateeg, financieel verantwoordelijke – toekennen, ten koste gaat van de tijd en energie die u nodig heeft om uw bedrijf te laten groeien. Hier komt delegeren in het spel. Door taken los te laten en over te dragen aan anderen, kunt u zich richten op de strategische beslissingen die alleen u kunt maken. Zie overdragen van taken dus niet als een zwakte, maar als een krachtige manier om uw productiviteit te vergroten. Vertrouw op medewerkers die zich doelgericht op hun taak kunnen storten en beperk uw rol tot een verifiërende.
2. Digitaliseer uw documentopslag
Zorg ten tweede voor een geoptimaliseerde manier om uw documenten te beheren. Dit heeft direct invloed op uw dagelijkse workflow en uw vermogen om snel en efficiënt beslissingen te nemen. Een rommelige documentbeheerstructuur kan leiden tot tijdverlies, frustraties en zelfs gemiste kansen. U wilt bijvoorbeeld snel toegang hebben tot belangrijke contracten wanneer u met een klant overlegt, of een snelle update van financiële cijfers wanneer u uw strategie bijstelt. Door uw documenten goed te organiseren en op te slaan in een digitaal systeem, heeft u altijd direct toegang tot de juiste informatie en kunt u sneller inspelen op de behoeften van uw bedrijf.
Een van de meest effectieve manieren om uw documentbeheer te optimaliseren, is door over te stappen op cloudgebaseerde opslagoplossingen. Deze verzekeren niet alleen meer flexibiliteit, maar zorgen er ook voor dat uw documenten veilig en overal toegankelijk zijn. Ook een digitaal facturatiesysteem kan een stap vooruit betekenen, zoals we in deze blogpost al meegaven.
3. Gebruik time management hacks
Als kmo-eigenaar kan het voelen alsof u altijd achter de feiten aanloopt. U bent nog bezig met het ene project wanneer de inspiratie voor het volgende zich al aandringt. Tijdmanagementtechnieken bieden een eenvoudige, maar effectieve manier om uw werkdag te structureren en gefocust tewerk te gaan. Twee upcoming methodes zijn de Pomodoro-techniek en time blocking.
- De Pomodorotechniek
Deze manier van time management werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo. Hij gebruikte een keukenwekker in de vorm van een tomaat – vandaar ‘pomodoro’ – om zijn tijdbeheer bij te houden. De pomodorotechniek is een populaire manier bij ondernemers om hun focus en efficiëntie te verhogen. Het idee is simpel: u werkt 25 minuten lang onafgebroken aan een taak en neemt vervolgens 5 minuten pauze. Na vier taken of ‘pomodoro’s’ neemt u een langere pauze van 15-30 minuten. Deze methode maakt het werk behapbaar en voorkomt dat u zich overweldigd voelt door lange taken. Bovendien helpt het om productief te blijven zonder het risico op uitputting. - Time blocking
Time blocking is een krachtige techniek waarbij u uw dag opdeelt in tijdsblokken, elk gereserveerd voor specifieke taken of activiteiten. In plaats van constant heen en weer te schakelen tussen verschillende taken, geeft u elk blok uw volledige focus. U plant bijvoorbeeld ’s ochtends een blok in voor strategisch werk, later een blok voor het beantwoorden van e-mails, en in de namiddag een blok voor administratieve taken.
Het grote voordeel van time blocking is dat u afleidingen minimaliseert en meer controle krijgt over uw tijd. U bepaalt in feite wanneer u aan bepaalde taken werkt, waardoor onverwachte taken minder snel uw dag overnemen.
4. Laat u administatief ontzorgen
Terwijl u uw werktijd optimaliseert, is er nóg een manier om tijd vrij te maken: door administratieve taken uit handen te geven. Bedrijven zoals Borgn kunnen veel van de repetitieve, tijdrovende taken overnemen, zoals facturatie, debiteuren- en contractbeheer. Door deze taken te delegeren, kunt u uw time blocks richten op strategische groei, innovatie en klantrelaties – precies die aspecten van uw bedrijf die echt uw aandacht verdienen.
En uiteraard: bewaak uw work-life balance! (Of doe zoals ik en ontsnap zo nu en dan eens richting de bergen)
Uw administratie outsourcen en uw productiviteit verhogen? In Borgn vindt u een partner die meedenkt. Maak een afspraak om ons beter te leren kennen!