Naar kantoor fietsen en de werkdag starten met een energieboost? Daar worden werknemers vanaf 1 mei 2023 voor beloond. Een nieuwe cao verplicht werkgevers een vergoeding van 0,27 euro per kilometer toe te kennen aan wie z’n woon-werkrit met de fiets aflegt. Wat u daarvoor moet regelen? Borgn zet de ins en outs op een rij.
Slechts 11 procent van de werknemers fietst vandaag naar het werk, terwijl meer dan de helft op minder dan 5 kilometer woont. Dat kan beter, vonden de vakbonden en werkgeversorganisaties die tijdens de Nationale Arbeidsraad een akkoord sloten over een verplichte fietsvergoeding. Die moet een duwtje in de rug geven om vaker naar kantoor te trappen in plaats van te rijden. De impact voor de werkgever blijft weliswaar beperkt.
Voor welke werkgevers is de fietsvergoeding van toepassing?
Kort gezegd zal de verplichte fietsvergoeding gelden voor de gehele private sector. Deze cao (164) is namelijk van toepassing op alle Belgische werkgevers die onder de cao-wet van 5 december 1968 vallen. Werkgevers uit het paritair comité 335 voor de dienstverlening aan en de ondersteuning van het bedrijfsleven vormen een uitzondering: die sector bestaat nog maar sinds 2021.
Daarnaast is het belangrijk om weten dat als u reeds een ondernemings-cao omtrent de fietsvergoeding van uw werknemers, de nieuwe regeling niet opgaat. Ondernemings- en sectorale cao’s die voor mei al een fietsvergoeding toekenden, blijven gelden. Ook de voorwaarden en het afgesproken vergoedingsbedrag worden in dat geval behouden.
Had u nog geen enkele vorm van fietsvergoeding voorzien? Dan dient u vanaf mei dus een regeling te treffen voor werknemers die regelmatig met de fiets, evenals met elk type elektrisch rijwiel zoals een speedpedelec naar het werk komen.
Hoeveel bedraagt de fietsvergoeding?
Zoals eerder meegegeven, is het te vergoeden bedrag vastgesteld op 0,27 euro per gefietste kilometer. Daar bent u als werkgever geen RSZ of belastingen op verschuldigd. De totale vergoeding wordt tevens geplafonneerd tot een afstand van maximum 20 kilometer per enkel traject.
Voor sommige sectoren is de uitbetaling van dit maximumbedrag verplicht.
Over welke verplaatsingen gaat het?
De vergoeding wordt toegekend aan de werknemer die de verplaatsingen tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling regelmatig met de fiets verricht.
Voorbeeld: ten minste één keer per week, in de zomer.
Hoe implementeer u een fietsvergoeding in uw bedrijf?
De werkgever moet een verklaring op erewoord opstellen die door de werknemer ondertekend wordt. De verklaring dient een concrete vermelding te maken van het aantal kilometers tussen de woonplaats en plaats van tewerkstelling, alsook het aantal dagen waarop de werknemer in de betreffende maand de fiets neemt. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om die informatie te verifiëren.
De fietsvergoeding wordt samen met de gebruikelijke verloning gestort aan de werknemer. Opgelet: de fietsvergoeding mag niet op de loonfiche ingevuld worden onder ‘Bijdrage in de reiskosten – Ander vervoermiddel’. Anders wordt dit bedrag als loon aanzien en daarmee belastbaar.
De administratieve opvolging van de fietsvergoeding voor uw werknemers uitbesteden? Borgn ontzorgt u graag! Neem contact op voor een kennismaking.