Ga jij er ook van uit dat iedereen bij Borgn van 9 tot 5 aan een computerscherm gekluisterd zit? Want dat hoort bij een administratieve job, toch? In deze blog toont zaakvoerder Maaike Behaegel dat niets minder waar is: volg even mee voor een unieke blik achter de schermen!
Het ochtendritueel
“Wanneer iedereen thuis nog aan het slapen is, check ik al even mijn mails. Zit er iets dringends tussen, dan probeer ik snel te antwoorden of bel ik de klant iets later op in de auto. Ik vertrek altijd om 8u: eerst zet ik de kinderen af aan school en daarna ga ik ter plaatse bij een klant om hun administratie te doen. Dit kan overal in West-Vlaanderen zijn, van Ingelmunster tot Brugge.”
Vaste weekplanning met aandacht voor open communicatie
“Ik volg altijd een vaste weekplanning. Op maandag- en dinsdagnamiddag werk ik vanuit ons kantoor in Roeselare, het ideale moment om teammeetings in te plannen. Maandelijks overlopen we ook eens alle klanten: indien nodig schakelen we bij, introduceren we een nieuwe manier van werken of bekijken we de taken die op de planning staan. Bovendien plan ik ieder kwartaal een gesprekje in met elke medewerker, zo weet ik perfect wat de eventuele werkpunten zijn, of er genoeg variatie is en hoe het met de werkdruk zit. Ik weet uit eigen ervaring hoe belangrijk het is om met plezier te gaan werken, daarom geef ik veel aandacht aan hoe iedereen zich voelt. Ik stimuleer volop de betrokkenheid van het team en luister graag naar hun mening en suggesties. Die horizontale organisatie en persoonlijke relatie met mijn team zijn voor mij heel belangrijk.”
Werken gebeurt op kantoor, op verplaatsing én thuis
“Behalve op maandag- en dinsdagnamiddag werk ik ter plaatse bij klanten, telkens op hetzelfde moment. Dat is volgens mij de beste manier om een goede band te creëren –en te onderhouden- met hen. Ook Sabrine en Ulriche werken vaak op verplaatsing. Mijn werk stopt nooit, dus werk ik ’s avonds en in het weekend van thuis uit. Bij Borgn hebben we alle tools om 100 % remote te werken: we kunnen gemakkelijk aan alle gegevens en staan voortdurend in contact via Microsoft Teams.”
Administratieve ondersteuning op het ritme van de klant
“Wat wij dan precies doen bij onze klanten? Wel, bij Borgn kunnen we de volledige administratie van een bedrijf voor onze rekening nemen: de boekhouding, loonadministratie, organisatie van teambuildings, praktische kantoororganisatie (zoals aankopen kantoormateriaal, klassement…). Daarbij zijn we heel flexibel op vlak van werkuren. Het maakt ons niet uit of we ingeschakeld worden voor 1 uur of 20 uren per week. Ook tijdens de samenwerking mogen er piekmomenten zijn: de klant betaalt de gepresteerde uren, zonder vast te zitten aan een minimum. Zo hebben we enkele klanten waarbij de workload sterk verschilt per seizoen. Wij springen dan op de gewenste momenten bij om de administratie te stroomlijnen.”
Boekhoudkundige administratie: van verwerking tot opvolging
“Een groot deel van onze tijd gaat naar de boekhoudkundige administratie: we verwerken alle aankoop- en verkoopfacturen rechtstreeks in het boekhoudprogramma, vinken de betalingen af en proberen de openstaande facturen zelf op te lossen. Daarna zetten we de betalingen klaar in de bankapp, zo hoeft de klant ze enkel nog te valideren. Voor sommigen nemen we ook de opmaak van de verkoopfacturen en het debiteurenbeheer voor onze rekening.”
Nieuwe klanten? Meet Maaike!
“Als er een nieuwe aanvraag binnenkomt, dan ben ik altijd de eerste contactpersoon: ik ga langs om ons voor te stellen, te luisteren naar de verwachtingen en een beeld te vormen van het bedrijf . Daarna mail ik een samenvatting van ons gesprek, samen met een gepersonaliseerd voorstel. Zodra alles op punt staat – dit kan enkele weken duren als er volmachten of inloggegevens nodig zijn – wijs ik de opdracht toe binnen ons team en kan onze administratieve machine beginnen draaien.”
Team in volle groei
“Momenteel bestaat Borgn uit mezelf, 3 vaste werknemers – Sabrine, Ulriche en Samira – en 2 freelancers. Samen met Sabrine maak ik de wekelijkse planning op, dit doen we vlotjes dankzij Microsoft Planner. Hier plannen we alle dagelijkse taken in, bijkomende informatie wordt steeds gedocumenteerd, zo kan iedereen zelfstandig werken. We zijn sinds kort trouwens op zoek naar een vierde vaste medewerker die als boekhoudkundig bediende ons team kan vervolledigen.
Administration never sleeps
“Bedrijven administratief ondersteunen is een passie: 9 to 5 bestaat dan ook niet voor mij. Vaak plan ik op zaterdag of zondag een klantenbezoek in, bijvoorbeeld om de inkomende facturen op te halen. Ook de administratie van Borgn plan ik op zondag in. Onze klanten weten dat ik altijd bereikbaar ben: dit maakt deel uit van de full service die we bij Borgn aanbieden. Ik vind het belangrijk dat iedereen weet dat ze altijd op me kunnen rekenen, dat past ook bij wie ik ben.”
Tijd voor ontspanning
“Voor mij eindigt een werkweek pas op zondagavond. Toch maak ik ook tijd om regelmatig te sporten. Ik ga vaak lopen en stel altijd een nieuw loopdoel in. Eerder dit jaar zou ik bijvoorbeeld meedoen met een marathon in Barcelona, maar die werd helaas afgelast. Lopen is voor mij de ideale manier om stoom af te laten en nieuwe energie op te doen voor Borgn!”
Kan Borgn ook voor uw bedrijf iets betekenen? Geef ons een belletje, wij komen graag langs voor een verkennend gesprek!