De zomervakantie is voor velen een moment van bezinning: onder een palmboom of in de bergen komen professionals al eens tot heldere inzichten voor een carrièreswitch. Lonkt het ondernemerschap meer dan ooit en kunnen zelfs deze bizarre coronatijden u niet langer tegenhouden? Dan is het hoog tijd om de koe bij de horens te vatten! Naast een goed idee waar u 100% achter staat, heeft u ook een basiskennis bedrijfsbeheer, een financieel plan en… een flinke dosis motivatie en goesting nodig. Heeft u dat allemaal in huis? Dan kan u aan de papierwinkel beginnen. Borgn wijst u graag de weg!

Starten als zelfstandige: de formaliteiten

Hieronder vindt u een handig overzicht van de formaliteiten om te starten als zelfstandige in hoofd- of bijberoep.

1.    Een zichtrekening openen

Als eenmanszaak is het niet verplicht, maar om een goed overzicht te behouden raden wij aan om een nieuwe zichtrekening te openen op uw naam bij een bank naar keuze. Dit is de eerste stap richting het zelfstandige statuut!  

2.    Vergunningen checken

Voor sommige beroepsactiviteiten is een vergunning, erkenning of registratie nodig, zoals een leur- of beroepskaart, een exportvergunning of een registratie voor aannemers. Ook voor sommige dienstverlenende beroepen gelden specifieke reglementeringen. In dit geval vraagt u erkenning aan via uw orde of beroepsinstituut. Doe zeker ook navraag bij de stad of gemeente waar uw zaak gevestigd zal zijn, afhankelijk van uw activiteiten is het mogelijk dat zij extra vergunningen eisen.

3. Inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen

Als startende zelfstandige moet u een ondernemingsnummer aanvragen. U kan dit zelf doen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, maar u kan dit ook laten doen door één van de acht erkende ondernemingsloketten in België.

Indien u btw-plichtig bent, moet u uw ondernemingsnummer activeren als btw-nummer. Ook dit kan u zelf doen bij het lokale BTW-kantoor en gebeurt anders door het ondernemingsloket. Dit neemt 3 tot 5 dagen in beslag. Naast het doorgeven van de verwachte jaarlijkse omzet, zal u ook een btw-stelsel moeten kiezen. U zal onder andere de keuze hebben tussen kwartaalaangiften, een vrijstellingsregeling bij lage omzetten, een forfaitair stelsel, enzovoort.  

4. Aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds

Als zelfstandige moet u zelf de betaling van uw sociale bijdragen regelen en u aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds dat deze bijdragen berekent en int. Als u uw ondernemingsnummer via een ondernemingsloket heeft aangevraagd, zal de aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds door hen gebeuren.

De eerste drie jaar betaalt u als zelfstandige voorlopige sociale bijdragen per kwartaal. Daarna worden de sociale bijdragen berekend op basis van het netto belastbaar inkomen van vier kwartalen eerder.

Als starter in hoofdberoep heeft u twee opties:

  • U betaalt de forfaitaire minimumbijdrage.
  • U kan er ook voor kiezen om een verhoogde sociale bijdrage te betalen op basis van een geschat inkomen. Zo verkleint u het risico dat u later nog veel zal moeten bijstorten en fiscaal is dit ook de interessantste keuze.

Onze tip: Hou uw omzet goed bij en verhoog eventueel vrijwillig het minimumbedrag wanneer u de minimumomzet overschrijdt. Het is ook aan te raden om een vaste maandelijkse betaalopdracht te voorzien en zo de betaling te spreiden.

5. Uw ziekenfonds verwittigen

Breng uw ziekenfonds op de hoogte van uw statuutswijziging.

6. Sluit een verzekering af

Als zelfstandige is het aan te raden om uzelf goed te beschermen. Dankzij onderstaande verzekeringen beperkt u de risico’s voor uw bedrijf en stelt u uw levensstijl veilig. Zo bestaan er verzekeringen om u (en uw woning) te beschermen in geval van arbeidsongeschiktheid (zoals de persoonlijke ongevallenverzekering en vervangingsinkomen). Voor sommige activiteiten is het ook interessant (en soms verplicht) om een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor onopzettelijke beroepsfouten af te sluiten.

7. Bouw een aanvullend pensioen op

Het wettelijk pensioen van een zelfstandige ligt vandaag lager dan dat van een werknemer. Een aanvullend pensioen is dus zeker geen overbodige luxe. Er bestaan verschillende fiscaalvoordelige pensioenformules zoals VAPZ (Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen) en IPT (Individuele Pensioentoezegging). Informeer zeker eens bij uw verzekeringsmakelaar!

Starten als zelfstandige: let’s do this!

Zijn alle formaliteiten van de baan? Wij delen graag nog enkele boekhoudkundige tips voor een goeie start als zelfstandige.

1.    Centraliseer uw inkomende facturen digitaal

U kan uw facturen gemakkelijk bijhouden in Dropbox, OneDrive of gelijkaardige cloudsystemen. Zo heeft Dropbox bijvoorbeeld een gemakkelijke app waarmee u papieren facturen direct kan inscannen met uw smartphone. Zo vermijdt u een eindeloze zoektocht naar verloren facturen of bonnetjes en kunt u met een gerust hart aan de kwartaalaangiftes beginnen. 

2.    Werk met een facturatieprogramma

Efficiënt factureren lukt het best met een facturatieprogramma. Met een tool zoals CoManage, Billit of Cashaca kan u naast uw facturen opmaken en versturen ook uw klantgegevens online beheren, bedrijfsuitgaven bijhouden en online offertes opmaken en versturen,…

Uiteraard kan u in het begin ook facturen maken via Excel.

3.    Stel een goede boekhouder aan

Bent u niet thuis in administratie en boekhouding? Dan is het als zelfstandige aangewezen om een boekhouder aan te stellen die uw kwartaalaangiftes, aangifte personenbelasting… in orde brengt. Uw boekhouder zal ook in de gaten houden of u door uw statuut als zelfstandige al dan niet in een hogere belastingsschijf terechtkomt en zal u verder fiscaal adviseren voor een optimale groei van uw zaak.

4.    Denk eraan om uw aankoopfacturen in uw BTW-boekhouding te steken

Sommige facturen zijn vanzelfsprekend bedrijfskosten, maar vergeet niet om zoveel mogelijk aankoopfacturen toe te voegen aan uw btw-boekhouding, zoals:

  • brandverzekering
  • water-, gas- en elektriciteitsfacturen
  • telecomfacturen
  • onroerende voorheffing van uw woning
  • aankoop van een wagen en alle bijhorende kosten zoals taks, verzekering, brandstof…
  • abonnementen en softwarelicenties

Veel facturen zullen maar deels meetellen als bedrijfskost, maar alle beetjes helpen voor een startende zelfstandige!

5.    Better safe than sorry: deel uw inkomsten altijd door twee

Heeft u een eenmanszaak? Dan weet u vast dat wat op de zichtrekening van uw bedrijf verschijnt, niet gelijk is aan wat u werkelijk heeft verdiend en dus mag uitgeven. Een gouden regel: deel het gefactureerd bedrag door twee, dat is ongeveer uw winst (kosten als RSZ en BTW zijn meestal 50% van uw facturatiebedrag incl. BTW)

Onze tip: als zelfstandige kan u een maandelijks een vast bedrag overschrijven naar een persoonlijke zichtrekening. Dit bedrag beschouwt u dan als uw loon. Zo voorkomt u dat u geld uitgeeft dat nog moet doorgestort worden naar de BTW, RSZ, personenbelasting…

Heeft u vragen of wenst u verder professioneel begeleid te worden tijdens uw nieuwe avontuur als zelfstandige? Borgn helpt u met plezier tijdens deze belangrijke professionele transformatie!