Ruim drie jaar terug werd Borgn opgestart. Wat begon als een freelance onderneming van Maaike groeide in drie jaar tijd uit tot een vennootschap met vijf werknemers en een vaste poule van freelancers: een uitdagend groeitraject dat zowel successen als valkuilen bevat. In deze blog deelt Maaike haar tips voor groeiende ondernemers en vertelt ze hoe ze potentiële valkuilen als snelle groeier tackelt.
Borgn is in drie jaar tijd tot een heuse onderneming uitgegroeid: hoe ben je zo snel kunnen groeien?
Borgn heeft haar succes te danken aan pure mond-tot-mondreclame. Onze eerste stap is telkens de onderneming zoveel als mogelijk te digitaliseren en de klant te begeleiden in dit traject. Door te digitaliseren vereenvoudigen we de administratie voor de klant. We merken dat klanten onze hulp in de eerste plaats inschakelen voor hun boekhouding, maar ons gaandeweg ook andere opdrachten geven zoals logistieke en personeelsadministratie… Dat zien wij als een voordeel want voor ons is het gemakkelijker werken als we van het totaalplaatje op de hoogte zijn.
Hoe verdelen jullie de taken onderling?
Nu onze klantenportefeuille en het takenpakket groeien, vind ik het belangrijk dat meerdere mensen kennis blijven hebben van een dossier. Ik doe daarom bewust niet aan outsourcing, want dat kan tot problemen leiden als er iemand wegvalt. Zelf heb ik een basiskennis van elk dossier en stel ik telkens een dossierbeheerder aan. Die kan dan op zijn beurt rekenen op een medewerker die de uitvoerende taken voor zijn rekening neemt. Zo is de continuïteit voor onze klanten gegarandeerd.
Je hebt intussen ook al een sterk team rond jou. Dat heeft ongetwijfeld een grote impact op jouw organisatie en je eigen taken.
Dat is waar. Waar ik vroeger bijna fulltime naar klanten ging, plan ik nu wekelijks één à twee dagen op kantoor in. Op die dagen kom ik amper aan mijn eigen werk toe, maar behandel ik allerhande vragen van mijn team. Ik neem dan de coördinerende rol op mij, neem de flows even door, kijk wat er verbeterd kan worden enz. Ergens vind ik dat wel jammer, want ik doe mijn basiswerk heel graag en kan dat soms moeilijk loslaten. Mijn eerste klanten bezoek ik nog altijd zelf, maar verder heeft mijn team veel vrijheid. Ik laat hen liever zelf eens iets uitzoeken of uit hun fouten leren, en apprecieer het dan ook enorm wanneer ze zelf initiatief tonen.
Zijn er ook valkuilen aan die snelle groei?
Natuurlijk. Ik heb geleerd om de bedrijfscultuur waar ik naar streef – een vlakke structuur met een heldere, open communicatie – goed in de hand te houden. Het kan overdreven lijken bij een klein team, maar het is belangrijk dat rollen en verantwoordelijkheden goed verdeeld zijn van in het begin: dat schept duidelijkheid voor iedereen, zeker in drukke tijden.
En dan is er nog eentje dat ik mooi ontweken heb! Al van meet af aan was ik bewust bezig met plannen en communiceren via platformen als Microsoft en Sharepoint. Naarmate Borgn groeide, zijn we op een dag overgestapt van een gewone planner naar Asana. Stuk voor stuk heel handige tools die een vlotte groei mogelijk maken. Die werkstructuur geeft me het gevoel erg voorbereid te zijn op het inpassen van nieuwe klanten en werknemers.
Hoe is de job van freelance administratieve ondersteuning geëvolueerd sinds de start? Zijn de noden veranderd ten opzichte van enkele jaren geleden?
Van een uitvoerende rol gaan we nu ook steeds meer naar een adviserende rol. We krijgen vaak de vraag hoe we iets zouden aanpakken en dankzij onze ervaring in verschillende bedrijven kunnen we ook op een zelfzekere manier met de nodige expertise antwoorden.
Verder blijft de vraag naar een gedigitaliseerde boekhouding stijgen. Waar klanten daar vroeger soms weigerachtig tegenover stonden, is er een steeds groter besef dat digitalisering the only way to go is.
Waar ben je persoonlijk het meest trots op als het over Borgn gaat?
Dat ik de luxe heb om mensen een job aan te bieden die ze graag doen en dat we zo sterk groeien. Bovendien blijft het werk goed gecoördineerd en heb ik de indruk dat ik zelfs met vijf extra werknemers nog steeds het overzicht zou bewaren. Vanuit onze expertise en liefde voor het vak moeten we natuurlijk het goede voorbeeld geven!
Daarnaast vind ik het enorm belangrijk om te luisteren naar mijn team en te kijken naar de mens achter de werknemer. Dat zorgt ervoor dat wanneer iemand bij ons even door een rough patch gaat, we altijd een oplossing zoeken – en vinden – om die periode te doorstaan en zo goeie mensen aan boord te houden. Dat ik daar een actieve rol in kan spelen, geeft mij veel voldoening.
Welke ultieme tip zou je meegeven aan andere ondernemers die nu snel aan het groeien zijn?
Iets waar veel startende ondernemers vast en zeker op zullen botsen is de groei van het team op zich: hoe groter je team, hoe meer zorgen je krijgt om alles goed georganiseerd te houden. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin een vaste personeelsstrategie te hebben en goed na te denken over loonstructuren en groeipaden. Zo kan je daar ook altijd open over communiceren.
Hoe zie je de toekomst voor Borgn?
Op een jaar tijd is onze klantenportefeuille bijna verdubbeld, een trend die ik graag zou verderzetten! Wat mij betreft mag dit nog even in stijgende lijn verdergaan tot ik opnieuw de luxe heb om een extra werknemer aan te werven.