Documenten, facturen, belastingsaangiften: na een tijdje heeft u zowel privé als professioneel een enorme berg aan papieren en documenten. Zin om eens grote kuis te houden in uw documenten? Wij maakten een lijstje van de wettelijke bewaartermijnen van uw archief, zodat u op een efficiënte manier uw administratie up-to-date kan houden.
Wettelijke bewaartermijnen
Elk bedrijf moet belangrijke en officiële documenten verschillende jaren bewaren. Maar wist u dat dit ook het geval is voor uw persoonlijke administratie? De bewaartermijnen zijn meestal door de (Vlaamse) wet vastgelegd, maar baseren zich soms ook op conventies. Om het u gemakkelijk te maken hebben we een apart overzicht gemaakt voor bedrijven en voor particulieren.
Bedrijfsarchieven
Als bedrijf moet u heel wat documenten bijhouden. Om het helemaal ingewikkeld te maken heeft elk document ook nog eens een andere bewaartermijn. Wij hebben de verschillende bedrijfsdocumenten onderverdeeld in vijf categorieën volgens de duur van de bewaartermijn:
5 jaar
Sociale documenten
Sociale documenten zijn alle documenten die overeenkomsten bevatten tussen werkgever en werknemer, zoals arbeidsovereenkomsten. Hieronder vallen ook documenten zoals het personeelsregister.
7 jaar
Belastingaangifte
Het is belangrijk dat u uw aangiftes goed bijhoudt, voor het geval er controle is op uw personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw. Bewaar zeker ook kopieën van bewijsstukken zoals bankdocumenten, loonfiches en attesten.
10 jaar
Verzekeringsdocumenten
10 jaar
Facturen
Facturen moet u bewaren als bewijs dat u voor iets betaald heeft of dat iemand u iets verschuldigd is. Voor bepaalde facturen geldt een andere bewaartermijn:
1 maand: kassatickets voor kleine bedragen
6 maand: restaurant- en hotelrekeningen
1 jaar: transportfacturen en deurwaarderskosten
2 jaar: aankoopfacturen, garantiebewijzen, nutsvoorzieningen en medische kosten
5 jaar: erelonen, bankdocumenten, hypothecaire leningen en huurbetalingen
10 jaar: facturen voor onroerende goederen, aannemers en architecten
Levenslang
Notariële akten
Persoonlijke archieven voor particulieren
Doorheen het leven wordt u ook op persoonlijk vlak geconfronteerd met een hele resem documenten: denk maar aan loonfiches, facturen en attesten. Het is van groot belang dat u deze lang genoeg bewaart. Wettelijk gezien moet u zelfs kassaticketjes voor kleine bedragen (1 maand) en restaurant- en hotelrekeningen (6 maanden) bewaren, maar u bepaalt natuurlijk zelf hoe ver u wilt gaan. Wij hebben ons geconcentreerd op de documenten die u voor langere tijd moet bewaren:
2 jaar:
Aankoopfacturen, garantiebewijzen en betalingsbewijzen van
elektrische toestellen en meubels, nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, gas…), medische kosten
5 jaar:
Bankdocumenten en erelonen
kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten, huurcontracten, erelonen van advocaten en honoraria van notarissen
7 jaar:
Belastingaangifte
Inclusief bewijsstukken, zoals facturen, attesten, boekhouding, enzovoort.
10 jaar:
Verzekeringsdocumenten, maandelijkse loonfiches en (ver)bouw(ings)documenten
let wel, de overheid raadt wel aan om de jaarlijkse loonfiches tot aan uw pensioen te bewaren.
Levenslang:
Persoonlijke documenten
geboorteaktes, diploma’s, globale medische dossiers, huwelijkscontracten, notariële akten, testamenten en andere documenten die betrekking hebben tot de nalatenschap, contracten voor aansprakelijkheid voor auto en werk.
Digitale archieven
Een archief neemt niet enkel veel tijd in, maar ook behoorlijk wat plaats. Daarom is het interessanter om uw documenten te digitaliseren en zo een digitaal archief aan te leggen. Dit kan op uw eigen server, via een externe provider of in the cloud. Dit is volkomen legaal, want in Vlaanderen mag u als bedrijf uw documenten op eender welke manier bewaren.
Vandaag de dag krijgt u standaard al veel documenten digitaal. Documenten die u nog op papier krijgt, kunt u ook zelf digitaliseren. Hou er wel rekening mee dat u altijd de authenticiteit van de gearchiveerde documenten kunt aantonen, wat betekent dat hun herkomst onbetwistbaar is en de inhoud van de documenten niet gewijzigd kan worden. De meest eenvoudige vorm van digitalisering is het manueel inscannen van documenten. Dit kan je zelf doen of uitbesteden, want afhankelijk van de hoeveelheid documenten kan dit een tijdrovend werkje zijn. De meest voorkomende bestandsformaten voor het inscannen zijn JPEG en PDF, hoewel PDF/A en TIFF bestanden ook aan populariteit winnen. Na het digitaliseren controleer je best even of de digitale versie voldoet aan de technische specificaties (bv. resolutie). Denk er ook aan om altijd back-ups te nemen voor alle zekerheid.
Gestructureerde archieven
Houdt u alles digitaal bij? Dat kunnen wij alleen maar toejuichen! We raden wel aan om meteen een goede structuur in uw digitaal archief te steken, zodat alle documenten snel terug te vinden zijn. Dit zal u namelijk heel wat tijd besparen wanneer u iets zoekt. Dat geldt uiteraard ook als u alsnog alles op papier wenst bij te houden. Krijgt u toch wat stress van al die verschillende bewaartermijnen? Hou dan gewoon alles 10 jaar bij, dan bent u zeker.
Ziet u de bomen door het administratieve bos niet meer? Wij helpen u graag om structuur te brengen in uw administratie en deze te digitaliseren. Contacteer ons voor meer informatie.