Boekhouding bijhouden …. hoe moet dat?

Bij het runnen van een eigen bedrijf hoort ook het opzetten en bijhouden van een administratie.
Voor de meeste mensen is dit het minst leuke onderdeel van ondernemen, maar het is wel noodzakelijk gezien het wettelijk verplicht is en er hierop controle is. Veel van die documenten mag je gelukkig al digitaal bijhouden!
De FOD Financiën kijkt vooral naar de btw (of omzetbelasting), hiervoor dient u een periodieke btw-aangifte in te dienen. Maar welke btw-verplichtingen gelden er nu eigenlijk voor een bedrijfsadministratie?

Bij te houden overzichten

Uit de administratie van uw onderneming moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen/ontvangen.
In de praktijk betekent dit dat u volgende zaken dient bij te houden:

• Verkoopfacturen
• Aankoopfacturen
• Uitgaven en ontvangsten (bankrekeninguittreksels)

Bij te houden factuurgegevens

In een correcte administratie dient u nauwkeurig de factuurgegevens bij te houden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in uitgaande facturen en ontvangen facturen.

Uitgaande facturen

Bij het leveren van goederen of diensten aan andere ondernemers, brengt u meestal btw in rekening. Van elke factuur die wordt verstuurd dient een kopie te worden bewaard voor uw eigen administratie.

Wanneer u verplicht bent om te factureren, dienen altijd de volgende gegevens op de factuur vermeld te staan:

• Het woord ‘factuur’
• De factuurdatum (de datum waarop de factuur is uitgereikt).
• Een uniek factuurnummer (gebruik opeenvolgende nummers).
• Uw volledige naam (maatschappelijke benaming), zoals die bij de kbo is geregistreerd, en die van uw klant.
• Uw volledige adres, en die van uw klant.
• Uw btw nummer (het nummer met ‘BE’ ervoor), en die van uw klant.
• Uw bankrekeningnummer
• In het geval van goederen: wat voor goederen u levert en hoeveel.
  In het geval van diensten: wat voor diensten u levert en de omvang hiervan.
• Leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestaties (bij diensten).
  Of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs).
• Bedragen
  • Het bedrag, exclusief btw.
  • Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
  • Het btw-bedrag.
  • Het totaal te betalen bedrag
• Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde niet aan de btw onderworpen is.

Ontvangen facturen

Als u recht hebt op btw-aftrek, mag u de btw die uw leveranciers aan u hebben aangerekend, aftrekken van de btw die u over uw omzet betaalt. U dient echter wel aan te kunnen tonen hoeveel btw uw leveranciers aan u hebben gerekend. Daarom dient u de facturen die u ontvangt te bewaren en legt u in uw administratie de volgende gegevens van de ontvangen facturen vast:

• De datum van de factuur.
• Het factuurnummer.
• De naam en het adres van u en van uw leverancier.
• Het btw-identificatienummer van u en van uw leverancier.
• Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die zijn geleverd.
• Bedragen
  • Het bedrag, exclusief btw.
  • Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
  • Het btw-bedrag.
  • Het totaal te betalen bedrag

Extra info

• De btw-administratie vraagt ook jaarlijks een klantenlisting Dit is een lijst van de Belgische btw-nummers van uw klanten aan wie u voor meer dan € 250,00 (excl. btw)  goederen hebt geleverd of diensten hebt verstrekt.
• Wanneer een klant vraagt om een dubbel van een factuur, bijvoorbeeld omdat het origineel verloren is gegaan, moet u nadrukkelijk vermelden dat het om een duplicaatfactuur gaat: “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur”. Ook de datum van uitreiking en de handtekening van de uitreiker moeten op de duplicaatfactuur zijn opgenomen.
• Indien er later correcties moeten worden uitgevoerd, zal u een creditnota moeten opstellen. Het is belangrijk dat de gevolgen voor de btw-aangifte duidelijk zijn. Daarom neemt u de vermelding “Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” op. Uiteraard verwijst u ook naar de oorspronkelijke factuur en de oorspronkelijke factuurdatum.
• Bij een intracommunautaire levering aan een afnemer met een eigen btw-nummer, zal de afnemer de btw in zijn eigen land moeten voldoen. In zo’n geval moet je dus geen btw vermelden op de factuur. Echter volstaat het niet om ‘0% btw’ te vermelden. De btw-administratie geeft immers aan dat u duidelijk moet vermelden waarom er geen btw wordt geheven. Daarom moet de factuur verplicht de vermelding ‘BTW verlegd’.  Ook bij werken in onroerende staat aan een BTW-plichtige klant, wordt deze vermelding op de factuur opgenomen.

Uiteraard gaat deze blog over een  klein deel van uw bedrijfsadministratie!
Mocht u nog vragen hebben over het bijhouden van uw administratie, de bijbehorende btw-verplichtingen óf wilt u uw administratie graag uit laten besteden, neem dan contact op met ons. We helpen u  graag!