U kent het wel: wanneer u op kantoor bent, heeft u dringend een document nodig dat nog thuis ligt of omgekeerd, of misschien heeft u net uw boekhouding aan uw boekhouder bezorgd en had u graag nog snel even iets nagekeken. Helaas, bij een boekhouding op papier komen dit soort zaken en andere slordigheden vaak voor, waardoor u minder efficiënt kan werken. Ik lijst graag de voordelen van een digitale boekhouding voor u op.
Uw administratie altijd binnen handbereik
Een geniale ingeving of een telefoonnummer krabbelen we maar al te graag snel op een blaadje papier neer, maar het is zoveel gemakkelijker als u alles altijd en overal binnen handbereik heeft, van uw agenda over uw contactpersonen tot uw boekhouding. De overstap naar een digitale boekhouding mag dan wel overweldigend lijken, maar op lange termijn biedt deze manier van werken tal van voordelen.
Ten eerste heeft u alle documenten in één en hetzelfde verzamelpunt staan. Dit vergemakkelijkt uw werk en de communicatie met uw medewerkers, gezien alle bestandsformaten dezelfde en overal toegankelijk zijn. Ten tweede kan u uw facturatiesoftware koppelen aan internetbankieren, uw online webwinkel(s) en CRM-software. Ten slotte kan uw boekhouder automatisch uw inkomende en uitgaande facturen inboeken als u die koppelt aan de boekhoudsoftware waar hij/zij mee werkt. Wij raden altijd aan om met een degelijk boekhoudprogramma te werken, en niet met een eenvoudig facturatieprogramma. Een investering die loont, gezien dit uw boekhouder veel tijd bespaart en u als klant bijgevolg minder betaalt.
Telewerkproof
Sinds 2020 zijn we collectief vertrouwd met thuiswerk, hoe dan ook een blijver voor veel werknemers die een betere work-life balance hebben leren te waarderen. Een gedigitaliseerde boekhouding maakt telewerk erg toegankelijk: zolang u een laptop en degelijke internetverbinding heeft, kan u aan de slag. Bovendien bepaalt u zelf welke werknemers toegang krijgen tot welke documenten, agenda’s enz. en kan u vertrouwelijke informatie afschermen met een paswoord.
Automatisatie
Digitalisatie leidt tot automatisatie, wat u opnieuw een hoop kopzorgen en gepresteerde uren bespaart. Facturen kunnen aan het einde van de maand automatisch opgemaakt en opgevolgd worden, betaalherinneringen worden automatisch verstuurd, enz. Bij aanvang van deze nieuwe manier van werken vraagt dit wat extra inzet, maar daar wordt u in de toekomst vast en zeker voor beloond. U wint tijd, kan zich concentreren op uw core business en drukt de kosten.
Bijkomend voordeel? U kan inkomende digitale facturen heel snel verwerken, zeker als u met domiciliëring betaalt. Bewaar uw documenten in the cloud, zo kan u ze via de bijhorende app op uw smartphone aan de juiste map toewijzen en tussen twee afspraken door gemakkelijk uw boekhouding aanvullen en opvolgen.
Minder kans op verstrooidheden
We’re only human, dus een tikfout of miscalculatie is snel gemaakt. Door uw administratie te digitaliseren en automatiseren, verkleint u die kans aanzienlijk. U beschermt zich bovendien tegen dataverlies als alles op de cloud staat en niet enkel op papier of op een lokale server die kan crashen. Ook zaken als brand en diefstal vormen geen risico meer voor uw onderneming.
Bent u overtuigd van de voordelen van een digitale boekhouding, maar heeft u nood aan een rechterhand om dit binnen uw onderneming te implementeren? Borgn helpt u graag verder! Contacteer ons voor een vrijblijvende kennismaking..