Digital is the new normal, en dat geldt zeker ook voor uw boekhouding. Als u vanaf het begin alles consequent digitaliseert, brengt dat heel wat voordelen met zich mee. Het belangrijkste voordeel? Dankzij een digitale boekhouding spaart u heel wat tijd uit en kunt u dus efficiënter werken. Maar als beginnende zelfstandige is het niet altijd evident om met een fancy – lees: duur – boekhoudsysteem te werken. Dat hoeft gelukkig ook niet: er bestaan heel wat alternatieven. En daar helpen we u graag bij. Bij Borgn hebben we al heel wat ervaring met het digitaliseren van bestaande boekhoudingen (lees er hier meer over), maar kunnen we evengoed helpen om uw boekhouding vanaf dag 1 te digitaliseren. Hieronder lichten we alvast een tipje van de sluier.
Microsoft Excel: de eerste stap richting een digitale boekhouding
Vaak zien we dat mensen beginnen te panikeren bij het horen van de woorden “digitale boekhouding”. Digitaal klinkt nu eenmaal duur, en als starter beschik je meestal niet over monsterbudget om een all-in boekhoudsysteem aan te schaffen. In de beginfase is dat gelukkig helemaal niet nodig, want er is één voor de hand liggende tool die iedereen op zijn pc heeft staan en die u al een heel stuk op weg helpt: Excel.
Automatisatie in Excel
Vooraleer u vlot kan factureren in Excel, moet natuurlijk alles op punt gesteld worden. Iets waar wij u bij Borgn volledig in kunnen begeleiden. Wij stellen een template op voor uw verkoopfacturen en zorgen dat alles aanwezig is: alle noodzakelijke informatie, correcte prijsformules en eventuele andere gegevens. Het is namelijk erg belangrijk dat er geen fouten in de Excel-formules sluipen en dat alles van in het begin goed staat. Daarna kunt u gemakkelijk zelf aan de slag.
Excel: the pros
- De drempel ligt laag: iedereen is (tot op zekere hoogte) vertrouwd met Excel
- Eindeloze mogelijkheden voor automatische – en foutloze – berekeningen
- Excel kan gekoppeld worden aan uw database: zo kunt u bijvoorbeeld prijzen en klantengegevens rechtstreeks in uw Excel-template importeren
Excel: the cons
- Excel staat of valt met correcte rekenformules, controleer dus altijd dubbel dat alles klopt
- De opmaakmogelijkheden in Excel zijn beperkt en de opmaak durft te verspringen bij het omzetten naar een pdf
Facturen digitaliseren
Van zodra alles op punt staat in Excel, is het belangrijk om deze digitale trend consequent door te zetten:
- Stuur uw facturen digitaal door naar de klant
- Vraag digitale aankoopfacturen aan uw leveranciers
- Maak van facturen uploaden een automatisme: las elke week een moment in om papieren facturen en bonnetjes, zoals parkeertickets, te digitaliseren (ontdek hier welke kosten u kan inbrengen)
- Zet uw aankoop- en verkoopfacturen om in pdf en centraliseer ze digitaal met Dropbox, OneDrive of een ander cloudsysteem (we spraken er hier al even over)
The next step: efficiënt factureren met een facturatieprogramma
CoManage, Billit of Cashaca… Het zijn slechts enkele facturatieprogramma’s die u toelaten om nóg efficiënter te factureren, klantengegevens online te beheren, online offertes op te maken, bedrijfsuitgaven bij te houden… en nog zoveel meer! Bij Borgn werken wij met CoManage. Enkele interessante facts:
- Correcte prijs: u kunt CoManage 14 dagen gratis testen, daarna kost de tool €15/maand
- Gebruiksvriendelijk: bij aanmelding vult u éénmalig uw bedrijfsgegevens in and that’s it
- Handig: CoManage checkt zelf wat er (wettelijk) allemaal vermeld moet staan op uw facturen
- Mobiel: CoManage is een online platform, wat betekent dat u op gelijk welke computer met een internetverbinding facturen in uw online CRM kunt maken
Meer winst dankzij digitale boekhouding
Een digitale boekhouding maakt niet enkel uw professioneel leven een stuk gemakkelijker, maar ook dat van uw boekhouder. Digitaliseer dus consequent: zo hoeft u niet last minute op zoek te gaan naar die ene vergeten factuur en verliest uw boekhouder geen tijd met het uitpluizen van uw administratie. Het spaart u bovendien geld uit, want als uw boekhouder alles vlot kan verwerken moet u hem aan het einde van de rit logischerwijze minder uren betalen én kan hij zich focussen op strategisch advies om kosten te besparen of extra omzet te genereren.
U ziet het, een digitale boekhouding is toegankelijk voor iedereen en biedt alleen maar voordelen. Behoren boekhouden en digitaliseren niet tot uw favoriete taken? Wij leiden u graag de weg naar een efficiënte boekhouding, contacteer ons hier!